Las personas y las empresas en sus actividades y operaciones diarias generan diversos documentos tales como contratos, acuerdos, recibos, bitácoras, tickets, pagarés, etc., cuya naturaleza es “privada” pues las personas que forman parte de estos documentos son personas físicas o morales privadas o particulares y no intervienen en estos documentos ni la autoridad, ni algún fedatario público como los notarios o los corredores públicos.
Lo anterior es muy común, sin embargo el hecho de que estos documentos se hubieren celebrado sólo entre personas privadas o particulares les resta valor probatorio debido a la facilidad de su confeccionamiento o creación, es decir, en cualquier momento dos personas particulares podría ponerse de acuerdo para firmar un contrato hoy con fecha de hace un año, por poner un ejemplo.
Al respecto las autoridades fiscales, administrativas y judiciales en México han determinado que es necesario que cuando las personas o empresas pretenden acreditar sus operaciones o algún hecho por medio de documentos privados es necesario que estos documentos contengan un elemento llamado “fecha cierta”, que quiere decir que el documento privado debe comprobar que fue celebrado en la fecha que se dice, y que en consecuencia no es un documento u operación simulada o ficticia.
En el caso de las autoridades fiscales el elemento de “fecha cierta” es solicitado por las principalmente para evitar operaciones simuladas o la existencia de empresas fantasmas y con ellos, prevenir el lavado dinero y la evasión fiscal. Esto también es requerido por los jueces para que los demandantes puedan comprobar la existencia de sus derechos que pretenden hacer valer en un juicio.
Sobre este tema los documentos privados se pueden dividir en dos tipos de documentos: documentos en papel y documentos electrónicos.
Para acreditar la fecha cierta de un documento electrónico actualmente es necesario que respecto de ese documento se genere por parte de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), una constancia de conservación bajo la Norma Oficial Mexicana que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos, norma que actualmente corresponde a la NOM-151-SCFI-2016 (NOM 151) emitida por la Secretaría de Economía.
Ésto debido a que, como se señaló en los artículos “Sellos Digitales de Tiempo, ¿qué son?” y “Constancias de Conservación, ¿qué son?”, las constancias de conservación emitidas bajo la NOM 151 contienen uno o más sellos digitales de tiempo que comprueban el momento en el que al menos el mensaje de datos existía, [1] lo cual se acredita el elemento de fecha cierta que requieren las autoridades y la ley tal, tal como lo ha señalado la Produraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) en su publicación titulada “Fecha Cierta. Requisitos que deben cumplir los documentos privados para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales, tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación”.[2]
Lo anterior tiene como fundamento legal el artículo 49 del Código de Comercio, el cual señala que “Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta. La Secretaría de Economía emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.”
Por ellos es que con la aplicación de la NOM 151 a un mensaje de datos es viable determinar legalmente el momento en que se existía el mensaje de datos y que ni su contenido, ni su fecha de creación ha sido alterado con el paso del tiempo, con lo cual se acredita la fecha cierta de un documento electrónico.
Lo anterior no es óbice del criterio de jurisprudencia titulado “DOCUMENTOS PRIVADOS. DEBEN CUMPLIR CON EL REQUISITO DE “FECHA CIERTA” TRATÁNDOSE DEL EJERCICIO DE LAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES DEL CONTRIBUYENTE” de la SCJN[3] donde se señala que los documentos privados adquieren fecha cierta mediante tres vías: 1) cuando se inscriban en el Registro Público de la Propiedad; 2) a partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público; o 3) a partir de la muerte de cualquiera de los firmantes; toda vez que el criterio en cita no contempla ni el alcance ni la aplicación de la NOM 151 para determinar la fecha cierta de documentos privados electrónicos o mensajes de datos, como lo ha señalado la PRODECON en la publicación mencionada en líneas anteriores.
Fuentes consultadas
[1] NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (cancela la NOM-151-SCFI-2002). http://www.dof.gob.mx/normasOficiales/6499/seeco11_C/seeco11_C.html
[2] Consultable en: http://www.prodecon.gob.mx/index.php/home/p/noticias/72-documentos-html/3270-fecha-cierta-requisito-que-deben-cumplir-los-documentos-privados-para-verificar-el-cumplimiento-de-obligaciones-fiscales-tratandose-del-ejercicio-de-las-facultades-de-comprobacion
[3] “DOCUMENTOS PRIVADOS. DEBEN CUMPLIR CON EL REQUISITO DE “FECHA CIERTA” TRATÁNDOSE DEL EJERCICIO DE LAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES DEL CONTRIBUYENTE.”
Tesis [J.]: 2a./J. 161/2019 (10a.), Semanario judicial de la Federación y su Gaceta, Décima Época, s.t., diciembre de 2019, s. p., Reg. digital 2021218.
Consultable en: https://sjf2.scjn.gob.mx/detalle/tesis/2021218
Fecha de última revisión 11 de mayo de 2021