¿Conoces el ciclo de vida de los documentos? Básicamente, el ciclo de vida de un documento abarca todo el proceso desde su creación hasta su eliminación. La gestión del ciclo de vida de un documento no es tan complicada cuando se es organizado y se aplican controles, pero es casi imposible gestionar documentos a una escala masiva y más cuando se tienen que gestionar de manera manual. En la actualidad existe software especializado que proporciona un marco para que las organizaciones operen y escalen sus procesos de gestión, lo cual genera innumerables beneficios. En el presente artículo les compartiré un poco del ciclo de vida de los documentos y cuáles son los usos y beneficios de este tipo de herramientas de software que acabo de mencionar.
Ciclo de vida de documentos
El ciclo de vida de cualquier documento puede dividirse en etapas. Entre las etapas más comunes encontramos la (i) solicitud, (ii) creación, (iii) colaboración o negociación, (iv) colaboración, aceptación o firma, (v) archivo, consulta y monitoreo, y (vi) permanencia o extinción.
Entonces, el ciclo de vida de un documento inicia con la solicitud de creación. Ya sea que se solicite la creación de un contrato, convenio, acta, orden de compra, factura, dictamen, entre otros, esta solicitud puede ser requerida de distintas maneras. La solicitud puede ser enviada a través de correo electrónico, por llamada telefónica, puede solicitarse en una junta o en una plática de pasillo, e inclusive, a través de un software especializado.
La siguiente etapa es la creación del documento. En esta etapa pueden haber diversas áreas involucradas, según sea el caso, que se encargan de generar un borrador del documento solicitado en la etapa anterior. Un claro ejemplo es la creación de un contrato, mismo que requiere la participación de varias áreas para generarse, como el área de legal para las cláusulas jurídicas, el área de ventas para el pricing, el departamento de soporte para ciertas cláusulas y métricas, al área de cumplimiento para ciertas obligaciones, etc…
Posteriormente, se procede a la etapa de colaboración o negociación. En esta etapa se involucran a diversas áreas que tienen interés y deben influenciar en el documento, por lo que hay varias partes involucradas e intercambio de opiniones y comentarios. Tradicionalmente, las negociaciones o colaboraciones se llevaban a cabo en persona -en una junta presencial, en una comida de negocios, etc.- pero a raíz de la pandemia actual, se ha visto un incremento en el uso de la tecnología para este fin. Actualmente, se emplea el uso de video llamadas, el intercambio de documentos con control de cambios para verificar los ajustes que hizo la otra parte o el uso de software que habilita la posibilidad de administrar accesos, visibilidad de las modificaciones realizadas, permite el trabajo de forma simultanea, entre muchos otros.
Una vez que se tiene un documento negociado y en versión final, sigue la etapa de aprobación, aceptación o firma. En esta etapa se comparte el documento final con las personas responsables de aprobarlo para que otorguen su consentimiento de dicha versión a través de diversos medios. La manera tradicional de aprobar un documento es a través de la colocación de un sello con tinta o una antefirma en cada hoja documento. Otra manera de aprobación es a través de correo electrónico, pero es poco escalable y difícil de mantener un correcto seguimiento y resguardo de evidencia. Es importante mencionar que esta etapa puede culminar de varias maneras, ya sea que el documento se publique en algún portal, se envié como versión final, se comparta con alguna autoridad o se firme. La firma puede realizarse de manera física, con el uso de firmas húmedas -de pluma y papel- o de manera electrónica, con el uso de firmas electrónicas o digitales.
A continuación sigue la etapa de archivo, consulta y monitoreo. En esta etapa se define en dónde se va a almacenar el documento y las consultas que posiblemente se realicen al mismo para su monitoreo continuo. Esta etapa es importante, pues la gestión de un documento no termina con su aprobación, aceptación o firma, sino que se deben tomar en cuenta aspectos como su debido cumplimiento de obligaciones.
Por último, la etapa de permanencia o extinción es en donde se define qué se va a hacer con el documento. Ya sea que el documento permanezca vivo porque habrá alguna renovación -en cuyo caso se pueden repetir algunas etapas del ciclo de vida del documento- o si el documento será eliminado.
Ahora bien, tal como ya mencioné, las diversas etapas para la gestión del ciclo de vida de los documentos pueden llevarse a cabo de manera tradicional o a través del uso de nuevas tecnologías que permiten facilitar y escalar procesos. Una de estas herramientas es CLM, en la cual nos enfocaremos en este artículo.
Herramientas de software CLM
Un CLM -Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés- es una herramienta de software que permite gestionar el ciclo de vida de los documentos en sus diversas etapas de manera digital. Este tipo de software provee herramientas especializadas para la creación y monitoreo automatizado de documentos y ayuda a gestionar y optimizar cada etapa de su ciclo de vida, aunado a otras variadas funcionalidades. CLM puede automatizar la mayoría de las actividades administrativas que se deben cuidar en la gestión de documentos.
Existen diversos software de CLM y cada uno cuenta con herramientas variadas, alcances, look & feel, colaboración y costos distintos. Las funcionalidades clave que recomiendo se tengan en cuenta al contratar una solución de estas depende en gran medida del tipo de documentos que buscan gestionar. En general, un software de CLM debe permitir la comunicación, visibilidad y trazabilidad del documento, la habilidad de generar una solicitud de creación a través de la misma plataforma, la revisión con control y autorización de cambios, herramienta para aprobar el documento, la capacidad para firmar con firmas electrónicas, la colaboración, la explotación de metadatos, el uso de plantillas, el acceso a un panel de control, motor de búsqueda con filtros, analítica de información, archivo digital, calendario y la posibilidad de habilitar alertas.
Beneficios de un CLM
Los beneficios que conlleva el uso de un software de CLM están directamente relacionados con las funcionalidades y herramientas que cada uno tenga. En general, contar con un CLM que cumpla con los requisitos mencionados anteriormente, como Literax, genera beneficios como tener un solo repositorio unificado. Esto permite tener todos los documentos y contratos en una misma plataforma, lo que elimina riesgos de pérdida o mal manejo de información, pues ya no se encontrarán en distintos lugares de una organización y habrá una reducción del tiempo invertido en la búsqueda de documentos.
Otro beneficio es contar con información clave sobre el contenido de los documentos, pues con un panel de control se tiene visibilidad de todos los datos e información relevante para la organización. Esta información puede ser, por ejemplo, el valor de los contratos, el método o condición de pago, vencimientos, etc.
Asimismo, se puede obtener un mejor cumplimiento, toda vez que un documento consiste de muchos compromisos asumidos por las partes entre sí, es de gran relevancia contar con una herramienta que te apoye en el seguimiento para evitar graves consecuencias.
Con la visibilidad y acceso a todos los contratos en un solo lugar, se obtiene la capacidad de identificar los riesgos asociados con el incumplimiento de los compromisos asumidos en los documentos. Por lo tanto, las vulnerabilidades se rastrean de antemano y se puede actuar en consecuencia para prevenir o mitigar el riesgo.
Otra ventaja de CLM es la capacidad de generar alertas para los usuarios, mismas que se desencadenan por acciones críticas y que requieren de atención urgente; por ejemplo, algún vencimiento o término, renovaciones, etc.
Otro beneficio de un CLM que cuenta con plantillas es la capacidad de contar con un repositorio de documentos que pueden habilitar el autoservicio, pues se puede habilitar el acceso a dichos documentos base para ser modificados por la persona que lo necesite, ahorrando tiempo y recursos de otras áreas, pues como mencionamos, los documentos que son estables son comúnmente utilizados en plantillas. Por ejemplo, la plantilla de un Convenio de Confidencialidad que no cambia o un formato de recursos humanos para pedir vacaciones, que es el mismo formato siempre y el mismo no cambia.
A través de la extracción y explotación de la información de un documento se puede obtener un mejor manejo de las finanzas. Muchas empresas desconocen su exposición a pérdidas u oportunidades de obtener ingresos por la falta de visibilidad de los términos de un documento o contrato y su mala gestión. Por ejemplo, si se pactó aumentar el precio de acuerdo al INPC, o si se tenía derecho a un descuento por pronto pago, etc. Asimismo, las finanzas se ven afectadas positivamente, pues el tiempo del personal será dedicado a otras labores que pueden generar ingresos por ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
Al tener toda la información visible, accesible y organizada, se tiene la capacidad de tomar mejores decisiones, decisiones informadas. Con la información bien estructurada y completa se pueden obtener patrones, proyecciones y pronósticos más precisos, que en última instancia, pueden conducir y guiar a las organizaciones para mejorar sus procesos de toma de decisiones e iniciativas estratégicas.
También, se obtienen todos los beneficios de un contrato bien gestionado, como lo son evitar disputas, lograr ahorros esperados y objetivos de transformación, mejora continua de los servicios, baja interrupción de servicios, relaciones estables y duraderas con proveedores y clientes, mejorar la productividad, ahorro de tiempo de gestión, no más fechas críticas olvidadas, mejor proyección para con terceros, etc.
Asimismo, otro beneficio es el ahorro de recursos, pues se puede economizar desde el espacio hasta el material físico empleado, toda vez que ya no se tiene un archivo en físico en el propio establecimiento o ya no se paga una renta de un local o bodega para el archivo; pues el archivo físico puede ser totalmente remplazado por uno en digital, pudiendo destruir todo el papel y teniendo oficinas más amplias, limpias y sin necesidad de contar con un gran espacio destinado a los archivos. Por otro lado, indirectamente se obtiene un ahorro extra en papel, impresoras, cartuchos, mantenimiento de dichos aparatos, carpetas y archivos, etiquetas, persona encargada del aseguramiento del archivo y del mantenimiento de dicho archivo físico, pues se puede prescindir de ellos.
Cuando se tiene un CLM, la búsqueda y consulta de documentos es mucho más rápida, pues en cuestión de segundos se obtiene el documento de manera digital. La realidad es que buscar un documento en un archivo físico, a pesar de estar organizado, puede tomar mucho tiempo, sin mencionar que algunas veces dicho documento puede no estar colocado en su lugar designado y por ende no ser posible de localizarse después de horas invertidas. Buscar un documento en digital es sumamente sencillo y rápido, casi instantáneamente se sabe si se cuenta con un documento, pues no se puede traspapelar o eliminar sin dejar rastro. Asimismo, cuando los empleados destinan su tiempo a otras labores que generan mayor impacto y no a labores administrativas que pueden ser fácilmente automatizadas, se obtiene una mejor eficiencia y, por ende, una mejor administración de tiempo.
Por último, es importante mencionar que mudarse a un entorno 100% digital ayuda a la sostenibilidad ambiental, aunado a los beneficios que trae consigo la reducción de costos y una mejora en la imagen frente a terceros. La eliminación del papel, impresoras y tóner apoyarán a la organización con su responsabilidad social y costos.
¿Ya cuentas con un software de CLM?
Fuentes consultadas
https://journal.iaccm.com/contracting-excellence-journal/seven-reasons-to-load-your-legacy-contracts
https://journal.iaccm.com/contracting-excellence-journal/el-contract-manager-en-tiempos-del-covid-19
https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/contract-life-cycle-management-clm