Casos de Uso Jurídicos

Asambleas y RUAs telemáticas

Firma Literax- Casos de Uso Jurídicos
02 Ago

El principal problema con la que se enfrentó el gremio empresarial al inicio de la pandemia fue la forma de celebración de las Asambleas de Accionistas, si bien, el Artículo 179 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (En lo sucesivo “LGSM”) impone la obligación de celebrar las Asambleas en el domicilio social de la sociedad, y sin este requisito podrían ser nulas, salvo caso fortuito o fuerza mayor.

¿Cuál fue la solución inmediata? Celebrar las Asambleas Generales a través de medios remotos o de manera simultanea, toda vez que la pandemia de COVID-19 es una emergencia sanitaria por fuerza mayor, por lo que la LGSM establece que, en casos de fuerza mayor, las asambleas podrán celebrarse fuera del Domicilio Social; Y con el fin de disminuir el riesgo de contagio, los Accionistas decidieron llevar a cabo la Asamblea de Accionistas a través de una sala de juntas virtual, y ¿Cómo formalizaron estos acuerdos? ¿Fue necesario recabar la firma autógrafa de cada uno? Posiblemente algún grupo de Accionistas decidieron seguir la forma tradicional de imprimir, y asignar a una persona que recabara en cada domicilio la firma de los Accionistas, pero, así como se aprovechó la tecnología para celebrar dicha Asamblea, se puede utilizar la tecnología para formalizar este Acto, a través del uso de la firma electrónica.  Al utilizar la firma electrónica para formalizar acuerdos, significa eficacia y disminución de gastos administrativos.

¿Una vez que termine la emergencia sanitaria, se podrá seguir celebrando Asambleas Remotas? Esta es la principal inquietud de todos los involucrados, pues si bien ya se demostró que la celebración de Asambleas remotas no transgrede de ninguna manera los derechos de los Accionistas y/o participantes, toda vez que se le facilitan herramientas tecnológicas para ejercer su derecho de voto y participación en tiempo real, sin embargo, la LGSM es muy clara, y solo pueden celebrarse fuera del domicilio social si existe una causa de fuerza mayor o caso fortuito. 

Es importante seguir de cerca las iniciativas de ley[1] que se han propuesto en materia mercantil, a razón de los efectos de la pandemia, si bien al día de hoy existe una iniciativa de ley con el fin de reformar algunos artículos de la Ley General de Sociedades Mercantiles en los artículos 6, 75, 80, 81, 82, 143, 178, 179 y 186, así como diversos artículos del Código Civil Federal; Buscando reformar lo suficiente para otorgar a las Sociedades la flexibilidad de celebrar asambleas a través de medios electrónicos, brindándoles certeza y seguridad jurídica que ninguno de los Accionistas o del Órgano de Administración pudieran declarar la nulidad o invalidez de las Asambleas celebradas. 

Es un hecho que nuestra legislación mercantil en diferentes apartados tiende a ser obsoleta, toda vez que no previene que, con el uso de la tecnología, podrían realizarse actos mercantiles de manera rápida y eficiente, sin necesidad de la intervención y traslado humano. La formalidad de que las Asambleas de Accionistas tengan que ser celebradas en el domicilio social, limita la expansión de comercios o en su caso, restringe la operación de estas, pensemos en todas las sociedades con inversión extranjera, se tiene que nombrar a representantes legales que puedan comparecer, y se limita la comparecencia de los accionistas, ya que para estos, implicaría un gasto adicional por tener que trasladarse de un país a otro, ¿Esto no limita el derecho de los Accionistas (sin necesidad de ser representados) a poder acudir y votar en los Asambleas? 

Debate jurídico: Celebración de Asambleas y RUAS ¿Presenciales? ¿Remotas? ¿Híbridas?

Existen diferentes posturas entre fedatarios públicos, abogados y especialistas en la materia que exponen que los Estatutos son el acuerdo de las Partes respecto al funcionamiento de su sociedad; si las Partes dentro de sus estatutos contemplan que las Asambleas y Sesiones de Consejo puedan celebrarse de manera remota, no existe causal para que fueran consideradas nulas.

Para dar sustento a este argumento, la Ley General de Sociedades Mercantiles, reconoce y le da fuerza a lo establecido en los Estatutos Sociales de la Sociedad, tal como se aprecia en el artículo 6 último párrafo: 

“Todos los requisitos a que se refiere este artículo y las demás reglas que se establezcan en la Escritura sobre organización y funcionamiento de la sociedad constituirán los estatutos de la misma”.

Es importante destacar que la LGSM establece que los fedatarios públicos no podrán autorizar la escritura o póliza cuando los estatutos o sus modificaciones contravengan lo dispuesto por esta Ley. Sin embargo, la celebración de Asambleas de forma simultánea o híbrida, es decir, remota y presencial, no transgrede este hecho toda vez que no es en contra de la ley, sino esta otorgando flexibilidad a los participantes para el ejercicio de sus derechos.  Los estatutos deberán contener por lo menos, desde la convocatoria el proceso para adquirir los accesos a la sala virtual, durante el desarrollo de la Asamblea se podrá grabar con el fin de que pueda consultarse en cualquier momento lo discutido, el proceso para discutir, participar, realizar preguntas y votar durante la Asamblea y al finalizar el proceso o herramienta por la que deberá firmarse el Acta correspondiente.

¿Y si los estatutos aún no prevén las Asambleas Remotas? ¿Pero sí se consideran las Resoluciones Unánimes tomadas fuera de Asamblea (En lo sucesivo “RUA”)?  Las RUA son una alternativa rápida para formalizar los acuerdos de Accionistas. Este tipo de documento tiene requisitos mínimos, ya que no es necesario que se celebren en el domicilio social, no es necesario nombrar un presidente, secretario y escrutador, con el simple hecho que la totalidad de los accionistas aprueben unánimemente y firmen, incluyendo a través de medios electrónicos, es suficiente y puede ser protocolizada ante fedatario público.  

Uso de firmas en línea en Asambleas de Accionistas y RUAS

¿Porqué la firma electrónica sí es aceptada para formalizar? Sencillamente, porqué el código de comercio desde el año 2000 reconoció el uso de medios electrónicos en materia de contratación adoptando la Ley Modelo de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil, básicamente reconoció la equivalencia funcional entre el Papel y los mensajes de datos. Lo anterior, plasmado en el artículo 89 Bis del Código de Comercio, que a la letra se inserta:

Artículo 89 bis.- No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos. Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones de este Código y a los lineamientos normativos correspondientes.

Qué es lo mínimo recomendable incluir en estatutos en materia de medios electrónicos? 

1. Convocatorias

  • Indicar si se llevará a cabo de forma presencial y/o virtual (es decir, a distancia, a través de medios electrónicos) o de manera simultánea.
  • En caso de llevarse a cabo de manera virtual o forma mixta, se debe indicar que se podrá celebrar en diferentes sedes o domicilios, los mecanismos válidos que deberán utilizar los Accionistas para la debida representación y participación, la plataforma donde se llevará a cabo vía remota, datos de contacto para solicitar el acceso a la plataforma y metodología para participar y votar.
  • Se deberán notificar a través de correo electrónico o de contacto que se encuentre registrado en el Libro de Registro de Acciones. 

2. Asambleas/Sesiones de Consejo

  • En el caso de representación, el Poder deberá entregarse al Órgano de Administración con al menos 2 días de anticipación
  • Se recomienda tener a una persona de asistente técnico para velar que todos los participantes puedan acceder, y participar activamente durante el desarrollo de la Asamblea, o en su caso, pueda dar el apoyo técnico necesario.
  • El Presidente de la Asamblea deberá permitir el uso del audio en todo momento, con el fin de NO restringir la participación de los Accionistas o participantes de la Asamblea
  • Los Participantes deberán permitir que el desarrollo de la Asamblea quede videograbada, con el fin de que pueda consultarse en cualquier momento por los participantes.
  • Al finalizar, se deberá levantar el acta correspondiente y deberá ser enviada a firma, ya sea de forma tradicional o a través de medios electrónicos.
  • Se recomienda utilizar una plataforma que cumpla con los estándares de la NOM-151 para garantizar que el documento firmado no haya sido alterado posteriormente.

Fuentes consultadas

[1] Iniciativa que reforma diversas disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles y del Código Civil Federal, en materia de asambleas telemáticas, suscrita por los diputados Mariana Rodríguez Mier y Terán y Fernando Galindo Favela, del Grupo Parlamentario del PRI http://gaceta.diputados.gob.mx/Gaceta/64/2021/feb/20210223-V.html

Fecha de última revisión 02 de agosto de 2021

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