A raíz de los cúmulos de información y recursos que tenemos en la actualidad, se volvió necesario tener un mecanismo para poder clasificarlos, etiquetarlos y catalogarlos, facilitando su búsqueda y recuperación. En el presente artículo les compartiré un mecanismo clave para este tipo de retos, los metadatos. Abordaré el concepto de metadato y veremos qué se puede hacer con ellos, con la finalidad de brindar las herramientas necesarias para conocer su alcance y uso.
¿Qué son los metadatos?
La definición más general de metadato es datos sobre datos. El término de metadato se compone de dos partes:
Y ¿qué es más allá del dato? Un metadato describe el contexto, contenido, historia, calidad, característica, disponibilidad, estructura y condición de un recurso -sus atributos- y su administración a través del tiempo, ayudando a identificarlo y facilitando su búsqueda, administración y control de acceso. Por ejemplo, en un archivo de tu ordenador, los metadatos son el nombre del autor, la fecha de creación, la fecha de consulta, la fecha de la última modificación y el peso del archivo. En otras palabras, los metadatos te brindan información descriptiva o atributos de un recurso.
A grandes rasgos, los metadatos se dividen en 3 tipos: (i) descriptivos, (ii) estructurales, y (iii) administrativos.
Los metadatos descriptivos brindan información del recurso relacionada con el contenido, es decir, describen e identifican los atributos del recurso. Un ejemplo de este tipo de metadatos es el título del recurso, el autor, las palabras clave, etc. Es importante destacar que este tipo de metadatos se pueden subdividir de acuerdo a su (a) contenido, (b) variabilidad o (c) función.
Los metadatos estructurales ofrecen información sobre la relación entre un conjunto de datos, facilitan la navegación y la presentación de los recursos. Este tipo de metadatos brindan información de la estructura interna de los recursos, siendo un claro ejemplo los índices.
Los metadatos administrativos manifiestan información para el manejo de un recurso o sobre su creación, por lo que permiten gestionar colecciones digitales. Este tipo de metadatos se puede subdividir en (a) metadatos técnicos, que decodifican y procesan el recurso, (b) metadatos de preservación, para la gestión y migración a largo plazo, y (c) los metadatos de derechos, es decir, de la propiedad intelectual.
El ciclo de vida de los metadatos consta de su creación (ya sea manual, de forma automática o semiautomática), su manipulación (cuando sufren cambios) y destrucción (que puede ir de la mano con la destrucción del recurso o no).
Es importante destacar que existen diversas leyes y estándares que norman la generación de los metadatos, tales como la Norma ISO 15489:2016 sobre la Gestión de documentos y la Norma ISO/IEC 11179:2019 de Metadata Registries (MDR), así como leyes de archivos -la Ley General de Archivo- y la regulación de protección de datos personales nacionales e internacionales.
¿Qué se puede hacer con los metadatos?
Son diversos los usos que se le pueden dar a los metadatos, pues sirven para múltiples funciones. Entre ellas podemos encontrar que los metadatos auxilian en la búsqueda, análisis y organización de información y recursos, permiten generar una buena gobernanza de los datos y mejorar su gestión, auxilia en la estandarización y en el perfeccionamiento de informes, así como para la reducción en tiempos en desarrollo y, por ende, reducción de costos.
Un uso común de los metadatos es para la gestión de bases de datos, pues es basta la información que se tiene y se necesita un mecanismo para gestionarla y para poder encontrar la información que se necesita. Los metadatos pueden auxiliar en la descripción y búsqueda de un conjunto de datos, como por ejemplo nombrando columnas para facilitar su seguimiento o saber qué representa cada una de ellas.
Otro uso común de los metadatos es en los buscadores de los sitios web, que incluyen palabras clave, metaetiquetas, metatítulos, la descripción del sitio web, entre muchos otros, los cuales son pieza clave para los resultados de búsqueda y, por ende, para el éxito del sitio. Un motor de búsqueda utilizará los metadatos para mostrarte resultados relevantes de acuerdo a las palabras clave especificas que ingreses.
Los metadatos también se utilizan para realizar seguimiento de cada uno de nosotros. Cuando ingresas a un sitio de compras en línea, se pueden recabar metadatos para rastrear los movimientos que realizas y tu comportamiento, tales como el tipo de dispositivo que usas, el día y la hora, tu ubicación, entre otros. Asimismo, el seguimiento también se puede realizar en llamadas telefónicas, ubicaciones y más.
En los archivos de tu computadora también encontramos metadatos, pues cada uno de ellos incluye información para poder ser encontrado más fácilmente e información necesaria para que el sistema operativo pueda manejarlo. Algunos ejemplos de los metadatos que puedes encontrar en un archivo es el nombre, el tipo de archivo, la fecha de creación y modificación, peso, propietario, etc.
Un uso reciente ha florecido con los metadatos en contratos, pues la gestión del ciclo de vida de los contratos requiere del uso adecuado de metadatos. Los contratos tienen un valor en sí mismo, pero los contratos aunado a metadatos y la automatización esconden un valor mayor, al tener la posibilidad de explotar la información que se encuentra en ellos. En caso de requerir notificaciones o alertas de vencimiento, repositorios de contratos capaces de ser analizados o tener visibilidad general del estatus de los contratos o sus aspectos clave, se necesitan metadatos precisos. Ejemplos de este tipo de metadatos abarcan las partes, el tipo de contrato, la contraprestación, la fecha de vencimiento, etc. En general, los metadatos en este campo tienen grandes usos, auxiliando en la búsqueda y reporteo de los contratos, seguimiento de eficacia y atención a inconsistencias, entre muchas otras. El no contar con un mecanismo adecuado para la gestión del ciclo de vida de los contratos -que requiere de metadatos- resulta en ineficiencias generales, débil monitoreo de contratos y falta de automatización de tareas administrativas y rutinarias.
No pretendo adentrarme en los beneficios de tener un software de gestión del ciclo de vida del contrato, pues ese es tema del siguiente artículo, simplemente quiero exponer la importancia de los metadatos dentro de esa área, pues se puede obtener un repositorio unificado, eliminando riesgos de pérdida o mal manejo de la información, se puede tener un panel de control con visibilidad de los datos e información relevante para la empresa -como el valor de los contratos, el método de pago, los vencimientos, etc.-, un mejor cumplimiento e identificación de riesgos, calendario y alertas, mejor manejo de finanzas -al tener visibilidad de la exposición a pérdidas u oportunidades de obtener ingresos en términos del contrato y su gestión- y, por ende, una mejora en la toma de decisiones, pues se toman decisiones informadas que provienen de información estructurada y completa que puede mostrar patrones y pronósticos precisos.
Es importante aclarar que los metadatos describen información pero no son la información en sí, por lo que el autor, el índice o la fecha de creación de un documento no son la totalidad del documento sino que son solo algunos datos de éste. Los mayores beneficios de la generación y explotación de metadatos consisten en la facilidad de búsqueda de información, mejora en la clasificación de información, auxilia en el control y archivo de recursos, explotación de datos, reportes analíticos, mejora la planeación y la gestión de recursos, el cumplimiento, taxonomía uniforme, en la generación de evidencia y coadyuvan en un análisis forense. Tal como pudimos observar, los metadatos brindan beneficios y son multifuncionales, teniendo usos muy variados y cada vez son más empleados por su gran potencial. Y tú, ¿para qué usas los metadatos?
Fuentes consultadas
https://protecciondatos-lopd.com/empresas/metadatos/
https://www.scielo.br/j/ci/a/ZHtZZfYnJfKqVn4tGNSw4yv/?format=pdf&lang=es
https://www.ecured.cu/Metadatos
https://escuelafintech.com/metadatos/
https://biblioguias.cepal.org/gestion-de-datos-de-investigacion/metadatos
https://www.thoughtco.com/metadata-definition-and-examples-1019177
https://intelagree.com/contract-metadata-how-to-use-it-to-drive-business-value/